公墓管理单位实施公墓档案建设和管理的主要依据是(中华人民共和国档案法》、民政部和国家档案局共同制定的《殡葬服务单位业务档案管理办法》以及《殡葬服务机构业务档案管理规范》(MZ/T 145-2019)等法规和标准,还要参照《照片档案管理规范)(GB/T11821-2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)和《电子文件归档与档案管理规范》(GB/T 18894-2002)等有关标准。概括起来,公墓档案管理有以下基本要求:
(一)设立部门，落实人员，明确职责
公墓管理单位应明确负责公墓档案工作的部门和人员，统一管理本单位的公墓档案。档案管理部门或档案管理人员应当履行下列职责:贯彻执行国家档案管理的法律、规章和殡葬档案管理制度、业务规范;制定本单位各项档案管理制度，统一管理本单位各种门类和载体的档案;指导本单位各职能业务部门对档案资料的收集、整理和归档立卷工作，负责下属单位档案工作的业务指导和监督;提供本单位档案的利用、信息开发和网络化服务;档案管理人员须经过专业培训,具备档案业务专业知识,掌握现代化档案管理操作技能。
(二)建设专门场所，配备专业设施
业务档案保管场所须符合档案保管和使用要求,应能够满足档案管理和环境要求，应符合防盗、防火、防光、防潮、防虫、防高温、防有害生物等要求,配备必要的保管设备和防护设施。
(三)制定档案管理制度，实施科学管理
公墓管理单位要建立健全档案管理制度，制定本单位档案收集，整理归档,保管、检索与利用，鉴定、移交与销毁等管理制度和办法，使用科学的方法管理公墓档案。
(四)开展服务
公墓管理单位应依法提供殡葬业务档案查阅服务,依据档案出具有关证明。