项目规划设计阶段，团队成员进行多次沟通、协调，分析不安定因素，消除团队成员的疑惑，使团队行为制度角色清晰。项目负责人没有制订和公布完整化与流程化的项目计划之前，项目团队成员往往不清楚成员的任务。因此，需要项目管理者与项目要考察相关岗位的合适人选相互了解沟通。由于成员问相互缺乏沟通了解，项目负责人往往很难一次就能正确选择合适的岗位人员，这就造成了团队成员任务的不确定性。
项目团队组建开始便有内部的沟通要求:项目团队要对项目有所了解，对项目的任务达成共识。为此，项目负责人要说明项目的定义、目的、期望的目标;对项目的初步计划逐项介绍，指出每项任务的决定因素，明确下一步要做的重要事情，使之成为以后项目沟通的基准平台等。此外，项目团队成员之间要加强内部沟通，消除成员之间的不信任感，了解各自在项目中担任的角色，对确认的任务达成共识。
在项目规划设计阶段便要明确沟通模式。沟通模式的确定步骤包括建立沟通原则、确定沟通计划、选择沟通技术与方法手段。
1.价值优先原则
项目成员每天都要面对大量信息，其中有些是有价值的，有些是没有价值的。项目管理人员要保证每次沟通的信息是有价值的，只有这样才能提高团队沟通的质量，防止信息过多造成的沟通混乱与沟通不畅。沟通的信息要多，即在单位时间内传递的有用信息要多、信息传递的速度要快，在最短的时间内向项目成员传递有价值的信息，保持信息的真实性。
2.信息优先原则
项目负责人以及团队要对影响项目目标的重要信息给予足够充分的重视，对于这些信息要有完全正确的理解，这对提升团队工作效率是十分必要的。
3.沟通反馈原则
信息反馈是项目沟通中的重要环节，及时地反馈能够使沟通双方明确自己信息的接受程度，纠正信息理解错误，完善沟通的过程。一般来说，无论什么信息，在加工处理后，都需作出反馈。有实际价值的信息可以进行决策，采取行动;没有实际价值或者暂时用不上的信息必须及时答复，加以反馈①。
项目沟通计划的确定要与项目计划密切相关。项目沟通计划的最终任务是使项目团队明确团队期望，制定团队明确的方向和目标，提供项目团队成员所需要的资讯，帮助成员彼此了解。